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复星集团用泛微OA管理印章,“盖”的安全,“印”的方便
发布日期:2018-08-15    浏览次数:8974

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从覆盖全集团的统一办公平台到用印一体化管理,泛微OA系统不断助力中国500强复星集团以更智能的方式,实现高效办公…作为国际化大型企业集团,随着业务的发展,完全依靠人工操作的管理过程,让用章、管章、验章“难”的问题在复星逐渐突显出来。

用章安全和效率问题驱使着复星和泛微一起不断探索一种统一的、智能的管理方式:印章分类统一管、用章要经流程审、过程信息详细录、打印方便可协调。

现在,泛微OA系统通过建模引擎、流程表单、系统集成等功能,把复星用印过程中的管、盖、印需求集中到一套系统实现,印章按需、授权调配,使用安全、更高效。

一、复星用印一体化管理实施亮点

1、多系统集成打造用、审、印一体化操作台

在章多、需求多的现状面前,依靠人工操作,复星集团用印室每个月有大量用印请求要处理。管理人员耗费大量时间和精力审批、盖章和记录,用章人盖章要填单子、找领导签字,万一章不在只能拖着,流程繁琐还难保用章规范。

泛微OA系统通过集成印章系统、电子打印系统,为复星集团实现用印一体化管理。

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(三大系统集成,串联用印过程)

把印章、需求和使用过程统一起来,所有用印请求从OA系统提交,盖什么样的章、打不打印系统智能识别,自动执行。

用印人再也不用来回跑用印室等结果,管印人只需审核盖印,用印信息系统流程已经自动存取记录,让印用的轻松、用的明白。

小结:OA系统按需求找印章、过程清晰记录,所有复星人员一个账号就能同步申请、盖章、打印。

2、盖章文件智能打印,输出地点自定义

用印后文件要不要打印、在哪台机器上打印,复星集团的每一位用印人都可以自己定。

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(打印原理:系统集成、盖章文件同步传输)

得益于三大系统的集成作用,用印后,如果需要打印,大楼中的任意一台打印机都能实现。只需在提交用印申请的同时提前设置好是否打印、指定打印地点,甚至可以具体到哪一台打印机,盖章后OA系统会自动检测机器,让文件从指定打印机上输出,即取即用。

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(①:刷员工卡;②:账户登录;③:扫码登录)

当然,你也可以选择自行打印,盖章后的文件已经在打印机内形成了打印任务,在任意一台打印机上,刷员工卡、扫码或者登录账号就能看到,哪里有机器就在哪里打印。

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(形成打印记录)

小结:无论你在哪里,只要身边有打印机,无需打开电脑就能打印,打印记录清晰呈现,核实方便。

3、印章按需调配,使用安全、盖章快

各种各样的法人章、合同章、财务章、业务章等等,需要盖哪类章,是电子章还是物理章(实物章)都需要管理人员耗费大量时间去核对、查找。为了让整个用印过程目标更明确,泛微把复星集团的用印工作进行分类管理。

印章分类:根据部分业务需要,复星集团在用泛微实现印章电子化的同时还保留了一部分物理章。所有印章信息分类存储在OA系统,在用印过程中,根据需求锁定印章范围。

流程分类:在印章分类的基础上在流程表单中新增印章类型选项,整个用章过程是按印章类型走流程、找印章,再也不用无头绪的找来找去浪费时间。

1)电子用印

OA系统和印章系统信息互通,复星集团的所有用印请求从OA系统提交,形成用印任务,盖章文件随时回传到OA系统备份。

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(电子印章系统盖章)

2)物理用印

针对复星目前仍存在的物理印章,泛微OA系统借助一体化打印机让用印文件从系统审批、用系统一键批量打印,所有盖章文件扫描回传,无需人工录入,提高信息审核效率、材料存管效率。

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(物理用印申请)

3)固定文件套模板,无人值守用印

为了优化用印管理人员的工作时间,泛微针对复星一些内容、格式固定的用章文件,采取自动盖章审批模式。

比如收入证明、工作证明等文件需要盖章,直接在OA系统下载格式模板,用印系统会根据模板标识自动识别,触发盖章,无需人工操作,优化用印流程,提高用印效率。

小结:灵活的流程设置满足不同用印流转需求。

4、用印痕迹高效记录,查验方便、防篡改

用印过程中的信息安全、操作过程的记录资料是查验、追责的重要依据,泛微OA系统从文件内容到传输方式双重保障信息安全。

1)PDF格式自动转换,修改留痕

凡是需要用印的文件,盖章前都会自动转换成PDF格式,以PDF格式盖章、再以PDF格式回传到OA系统,整个过程内容时刻追踪,谁修改了一查便知。

2)盖章文件高效归档,用印记录全

把盖章文件上传到电脑备份,是复星集团用印管理者的一项重要任务。在传统方式下,不仅归档难,文件还要一个个扫描或拍照才能上传,整个过程繁琐,还难免出错。通过泛微OA一体化用印系统内,所有盖章文件都以会以PDF格式自动归档,无需人工一一整理。

匹配表单条码自动归档:和电子用印中以流程自动驱动回传文件不同,物理用印,是借助表单条码匹配流程信息。所有盖章文件都带有信息条码,一扫描就能自动匹配到OA系统中的流程表单里,信息准确、归档快。

小结:用印过程中信息安全,用印信息清晰记录、高效收集。

二、复星实现用印一体化管理的价值体现

简化用章过程:需求和印章一一匹配,知道谁要盖什么章,印章随用随调,使用快。

跨区域用印快:用印线上申请、用印文件灵活输出,在哪都能申请盖章,随用随取。

规范用章环境:用印、盖章用流程驱动,用印信息透明化,防止随意盖章、盖错章。

欢迎免费体验泛微最新OA系统:https://www.weaver.com.cn/oaxuanxing.html?source=10

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