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泛微OA系统协助UR服饰打造细化高效的任务管理平台
发布日期:2018-10-10    浏览次数:9143

欢迎免费体验UR服饰OA办公系统平台:点击立即体验

“执行力”是企业开拓市场的重要基础,也是连锁服饰行业成功普及的关键,泛微OA系统通过高效的“任务管理平台”帮助UR服饰快速落地管理目标。

URBAN REVIVO(简称:UR),始创于2006年,以“轻奢快时尚”的品牌定位,成为轻奢品牌创领者。

泛微OA系统任务管理

(图片来自UR官网)

作为一家典型的店铺扩张型企业,12年的发展历程,让UR在全国各大城市均开设品牌专店,现拥有200多家店铺。跨区域多门店的UR,如何将公司的总体目标和所有员工的各项任务实现协同和统一,如何提高任务处理效率、及时反馈、执行到位?

泛微OA系统协助UR打造了精细化的任务管理,来协助公司目标的快速实现,迅速把握市场商机,降低经营风险。

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(UR任务管理架构方案)

UR任务管理规划亮点

一、创建任务,责任明晰

UR门店众多,结构庞大,因此任务来源的渠道杂,包括工作联络、会议记录、各中心的项目任务等,通过人工收集、分配容易出错和效率低下。

泛微OA系统通过流程引擎将任务进行统一管理,实现任务数据自动分配,准确一致。通过创建问题任务单,可以明晰地看到详细的任务基础信息,包括提出人、受理负责人、期望完成时间、问题描述以及交付类型等。

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(问题任务单)

同样,泛微OA将项目拆解开一个个具体的任务,与问题任务单同样的模式,对项目任务进行精细化管理。

在创建完项目任务单之后,在个人项目查询中,可按条件进行筛选,清晰地展现了各个项目的报表数据。该项目下的具体任务,点击即可查收,任务情报清晰明了。

小结:表单化任务问题单,任务分类描述清晰,权责明确。

二、查询任务,方便处理

OA系统在个人门户上显示任务中心,直接进入即可处理任务,像处理流程一样便捷。

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(个人门户-任务中心)

同时,在任务菜单中可查看待办任务,不同的颜色来代表不同的状态,可以让处理人快速地了解自己目前还未完成的事项以及未完成数量,督促待办。

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(任务待办)

在任务菜单中,可以通过“我提出”、“我受理”、“我主责”作为查询条件,方便员工查看与自己有关的任务状态。

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(个人项目查询)

小结:每位员工任务清晰,状态明了;OA系统自动更新任务状态,无需人工修改,解放人力,督促待办。

三、执行任务,随时把控

领到任务单,就可以开始处理任务。然而并不是所有的任务都可以一个人完成,有些大型复杂的任务,比如新品研发、销售策略、门店开业等等。

需要多人协同完成、涉及周期较长,甚至还会随着任务的进行而衍生其他任务,该如何进行有序把控任务进展?

任务负责人可通过添加子任务进行分解当前任务,拆解出各种不同的工作内容,分解形成每个人需要去完成的具体任务。

执行具体任务的同事可对每个细分任务的完成情况以及完成要求进行查询与跟进,专注完成自己负责的任务。

对于整体任务的负责人,则可以对主任务下的所有任务进行全局的透视,把握整个任务的整体进展情况,确保任务可以有序展开。

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(任务分解)

那么,在任务执行过程中如何随时把控任务的进展情况?

泛微OA系统任务管理功能实现了执行过程实时有反馈,管理层随时把握任务走向。

任务执行人员在任务反馈过程中,可将意见,解决方案附件、文档,相关的处理流程等资料上传保存,为公司的知识分享和积累打下基础。及时的反馈、调整、甚至沟通中创新的解决方法,让门店众多的UR逐渐走向精细化管理,有效把控了质量、风险等问题。

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(任务管理进度反馈)

小结:大型任务可分解,每个人的一小步,任务完成一大步;执行、沟通、反馈有记录,实时把控,避免项目走偏。

四、任务报表,直观展现

UR有业务、管理、产品等中心,随着公司规模的不断扩大,各中心的任务也日益增多。

为了更直观地将各中心任务完成情况展现出来,泛微OA系统通过表单功能打造了任务完成分析报表,通过报表形式,来进行查看和分析。在报表中,对当前所有的任务进行统计,包含完成,未完成等各状态的任务数据,并用柱形图直接呈现出每个中心的各类数据,高层领导可更加直接地查看,了解各中心任务进展情况。

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(整体任务完成分析表)

同时还有周完成分析报表和各中心周明细列表,能够让相关的各中心能够更新清晰地知道本周的完成情况以及下周需要完成的任务数量;清楚本中心目前的工作进度,为下个阶段的工作计划做好准备。

除了按周、按中心分析任务完成数据报表,还可以用明细表方式将各任务的主责人的本月、本周完成情况进行统计,并根据完成情况核算出完成率,为绩效考核提供依据。

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(主责人完成情况分析报表)

小结:图形+数据的报表形式,任务进展情况更清晰,方便领导决策和绩效考核。

UR任务管理应用价值

泛微OA系统协助UR打造的任务管理应用,将目标、计划落实为具体事项,并且将任务完成过程中产生的知识经验成为公司的宝贵财富:

标准化:对问题原因进行标准化改善,预防后续有同样的问题出现

方案化:将问题转换成落实的方案,并将相关的方案在系统中共享

经验化:遇到问题,任务负责人进行判断是否执行,同时传递经验

学习化:大量问题提交时,负责人判断是否需要组织培训统一解决

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