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泛微OA系统为企业实现市场会务活动闭环管理:组织、执行全程数字化
发布日期:2019-04-03    浏览次数:8528

欢迎免费体验泛微最新OA办公系统:点击立即体验

方案关键词:SAP/携程商旅/京东慧采平台集成、电子签章应用、企业市场会务活动全程管理助手…

企业市场会务活动管理需求

组织一场产品发布会、客户交流会、培训会等等都是企业重要市场会务活动形式,整个管理的过程中往往会涉及到“采购、审批、报销、出差、合同”等多个环节。

如何降低人工管理的效率、质量风险,不断优化市场活动执行效果,是许多企业选择用OA进行电子化管理的重要目标。

目前,泛微OA通过整合企业管理资源,已经通过一个平台帮助企业实现集“活动立项、物资采购、合同管理、费用报销、差旅服务”于一体的市场会务活动管理体系。

泛微OA系统市场会务活动管理

(泛微OA整合业务系统、信息平台为企业疏通管理流程)

“1+4”套系统集成,统一管理平台

组织一场高效的市场会务活动往往离不开人员、物资、差旅、行程等多种资源的协同配合,泛微借助集成能力,统一SAP系统、京东慧采、携程商旅等平台,帮助企业实现一个平台办公、协作。

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(泛微OA“1+4”套系统集成为企业构建统一操作台)

  • OA作为统一操作台,所有请求、审批、调阅、管理活动都从这里发起;

  • SAP与OA实现数据和流程互补,让企业通过一个平台就能轻松使用、调阅、记录业务信息;

  • 集成京东慧采和携程商旅,为企业打通采购和出差业务链,采购、订票一步实现,减少人工参与,更智能;

  • 接入电子签章服务,让市场活动管理中的所有文档(合同、采购单、报销单等)签署实现电子化。

【小结】:精准数据、规范流程为企业提供从市场活动立项到执行全程一站式服务平台,全面优化管理成本。

一、泛微市场会务活动管理应用亮点

1、市场活动全程管控

过去,沟通、要材料如同挤牙膏,来回确认信息的过程十分麻烦。

泛微OA系统用流程为企业建立起一套集“活动立项、信息变更、预算、付款、风控于一体”的市场活动线上管理体系。

1)活动立项:分类录入,情况智能追踪

借助提前搭建好的立项流程,相关人员直接通过电子表单上报活动信息,包括活动时间、参与人数、开展地点、详细预算等,无需分批递交。

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(活动立项审核表)

同时,为了方便活动经费的管控,在填报经费的同时,电子表单可以根据提前写入的预算金额智能核算,一旦超额迅速提醒,降低资金管理风险。

2)活动档案:分类管理,信息快速跟踪

企业的市场活动类型复杂,为了方便高效监管动态,OA系统会对每个立项活动进行编码、分类,建立信息档案,电子表单可以关联业务流程随时捕捉信息变动,为企业打造信息监控窗口。

无论是活动信息变更情况、采购需求、合同信息还是付款情况,一次查询就可同步了解情况。

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(活动完整信息台帐)

3)活动变更:智能上报,高效更新信息

针对活动中时有发生的信息变动,比如时间、参与人员、预算等,企业可以直接通过信息变更流程变更信息。

为了简化上报中的填单麻烦,填单中你可以随时通过档案检索、带入原有活动信息,变更信息一填,即刻上报。

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(提交信息变更表单)

审核一通过,活动信息同步更新,确保全系统信息统一。

【小结】:所有业务都有既定电子流程,信息从录入到变更全程记录,确保业务执行标准化。

2、采购标准化管理

为了加强费控,降低活动成本,泛微OA可以将企业的费控需求一一嵌入采购流程,什么类型的采购关联什么预算科目,比如用于市场活动预算、部门预算等,每笔采购都有严格的费控范围,严防超额采购现象。

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(上报活动采购需求)

同时,具体采购哪些物品或服务、采购多少、供应商比价情况都能同步上报,做一次审批,节省审核时间。

1)采购一步到位,费用跨部门分摊

采购需求不断上报,OA系统可以为企业建立一个完善的采购需求库,相关人员随时发起采购流程,收货信息、供应商信息、付款情况、采购订单明细一一汇总。

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(发起采购、生成采购单)

整个采购情况,可以通过将订单流程转换成PDF文件,发送给客户,无需邮寄再沟通。同时,采购部根据收货明细,自动分批触发付款,钱、货对应,提高采购合作质量。

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(收货、付款信息)

此外,为了提高活动成本的分析效率,泛微OA对企业采购费用进行严格的事中成本分摊,将活动费用按部门快速划分,方便后期统计。

2)京东直采,采、收、付一体化

现在,通过泛微市场管理系统所有需要通过京东直采进行的采购需求,都能在电子采购单中提前勾选、标记。

审核一通过,OA系统自动识别这部分需求,自动提醒采购部生成采购清单,同时触发京东直采发货,每个月直接根据京东账单和发票就能发起付款,减少过程中的沟通、核实麻烦。

【小结】:从订单、收货、付款全程路径清晰,无需人工周转,账面清晰、方便成本优化。

3、全程数字化合同管理

为了帮助更多企业全面剔除纸质化办公,泛微目前可以通过接入电子签约平台契约锁,帮助企业打通合同电子化最后一环。

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(泛微0A+契约锁实现全程数字化用章)

未来,企业的所有采购、服务、产品销售等合同都能直接通过OA系统在线上发起,加盖电子印章,借助契约锁平台就能快速与外部签约。

【小结】:合同存、查、印全面无纸化,全面优化合同管理效力。

4、财务智能管控服务

泛微OA从提升财务审核效率、精准性、便捷度出发,针对发票、对账、审核等事项建立特色电子应用帮助企业化解财务费用报销、收付款烦恼。

1)付款智能审核

快捷的供应商付款流程,用一张表单就能将订单、申请人、发票信息全部上报,已付款智能汇总,方便验票、核销、快速完成付款。

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(付款流程单)

2)财务扫码交单

企业过去的报销模式中,报销人必须不停的收集发票、单据,最后一次性上交财务完成交单,现在泛微通过电子保险箱就能为员工的报销单据进行封存保管,形成不同的ID编号,最后以二维码的形式做成电子信封,报销时财务只需扫码就能智能解锁点单,快速完成交单。

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(电子信封,财务快速扫码交单)

3)差旅报销更简单

去外地参加活动要出差,订票、预订酒店都是很麻烦的过程。

现在泛微OA和携程商旅集成,不仅实现了出差订票、订店一体化,还能通过双方平台的信息共享化解买一张票、订一次住宿开一次票的烦恼,所有信息系统都已经帮你自动记录,报销时智能关联,全面优化商旅服务体验。

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(PC端携程商旅便捷集成)

此外,为了提高企业外出差旅服务体验,你还可以通过移动设备进行移动差旅服务,提申请、订阅、预订酒店,随时进行。

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(移动商旅服务窗口)

【小结】:OA系统一体化的费用管控体系,将事前费用管控贯穿全程,活动结束后直接在系统搜索活动名称就能直观查看各类预算使用情况,实现精准财务核算。

二、泛微市场活动管理方案实施价值

管理标准化执行:市场活动标准依靠电子流程落地实施,各个环节权责明确,操作透明,大大提升管理质量。

无纸化全面落地:从业务到盖章全程数字化逐渐落实,流程化、标准化的业务系统快速形成无纸化办公基础。

欢迎免费体验泛微最新OA办公系统:点击立即体验

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