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餐饮百强企业:老乡鸡借力泛微OA,让600多家直营店协同管理
发布日期:2019-05-30    浏览次数:4689

欢迎免费体验老乡鸡最新OA办公系统:点击立即体验

安徽老乡鸡餐饮有限公司(以下简称“老乡鸡”),是中国餐饮百强企业,以180天土鸡与农夫山泉炖制的肥西老母鸡汤为特色。

凭借着优质的食材和干净卫生的就餐环境,深受广大顾客欢迎,已服务消费者5亿人次,顾客排队成为餐厅日常。在全国拥有600多家直营店,并持续高速发展中。

泛微OA系统协同办公平台

(图片来自老乡鸡官网)

随着门店的扩张和公司规模的扩大,老乡鸡在管理的标准化和精细化上存在着众多挑战:

1、沟通效率低,有信息孤岛,资源共享慢;

2、支撑部门无体系管理,问题解决效率低;

3、餐厅施工、资产情况、采购信息获取慢。

因此,老乡鸡积极进行公司的信息化建设和布局,提高办公效率和信息化水平,促进管理规范化、制度化、科学化,进而推进经营模式创新。

此次项目,泛微OA系统从连锁企业实际应用出发,帮助老乡鸡构建了高效灵活的协同办公平台,整合企业资源,实现采购、供应商、门店管理精细化。

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(老乡鸡协同办公平台架构)

老乡鸡协同办公平台功能亮点

一、餐厅营建全过程管理

餐厅的营建管理分工细,工程量大但是在传统方式下,容易产生信息不对等,缺乏有效的沟通、协调与整合。

现在老乡鸡在OA系统内搭建了专门的营建门户,内含营建所有的业务导航指引。

1、项目信息系统化整合:从开发门店确址、设计任务发布起,项目信息即刻生成,同时关联相关项目预算、合同审批等。

通过各个门店的项目卡片可以实时了解项目所处阶段,包括门店的开工时间、完工日期等。系统可以及时收到重要阶段的日期提醒;实时了解整个项目阶段验收、扣款情况、施工变更记录等。

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(项目信息表)

2、项目时间智能化掌控:根据门店不同风格自动计算各阶段结束时间;最终在进场通知流程中更新项目相关时间点。

3、项目工程量完整记录:OA系统中完整地记录了项目的拆除工程量、隐蔽工程量,自动生成门店工程量记录。

审核验收过程汇总所有扣款信息,形成扣款调整、审核台账。

4、项目流程全过程管理:施工过程中不管何种原因导致的增项需提交增项流程,审批通过之后自动形成门店增项台账。

5、项目决算审批自动化:审批流程自动带出施工过程中详细的工程量清单及其他预算工程量,不需要再去对照台账一一查看;关联验收扣款流程,根据扣款的详细信息确定决算金额。

二、餐厅资源、产能全方位管理

优化餐厅产能结构,整合餐厅资源,有助于提高企业利润。老乡鸡每家餐厅都可以在OA系统上提出改造申请流程。

各区域负责人针对一些业绩不太理想的餐厅制定帮扶方案,实现业绩增长。

OA系统支持新开门店申请开通线上外卖业务流程和外卖餐厅活动方案申请流程。

餐厅营业数据提报:系统自动触发此流程至相关负责人待办门户。负责人需要按时提报此数据,提交至公司领导层传阅,即时了解每天动态数据。

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(餐厅数据提报)

三、餐厅线上报货,执行标准化

厨房报货是餐厅运营的重要环节。餐品采购时,随意购买,容易造成原材料不足,菜品无法供应,也可能购买过多导致浪费。

老乡鸡通过OA系统与SAP集成,实现线上报货,根据清晰的流程、台账等功能来把握各门店的存货情况。

旧店根据预估营业额,OA调取SAP千元用量提供建议报货清单;新店通过下载系统中的报货模板来进行报货申请。

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(老店半成品报货)

餐厅报货数据传入SAP后,自动将数据发送到工厂,由工厂备货。若是所需的货物已备齐,SAP下达发货指令单即可。

若是货物不足,SAP与供应商协同业务联动,给对应的供应商下发采购订单通知流程,通知供应商送货到餐厅。

餐厅收到货之后,可在系统对送货的满意度进行打分,24小时不收货,流程自动流转,默认执行接收货物。

四、公司资产电子化管理

老乡鸡有大量的资产需要管理,由于资产分散在各门店,每一次有了资产需求申请时,无从得知其他门店是否有闲置资产,从而导致本该被利用起来的资产闲置等报废,增加公司成本。

因此,老乡鸡通过OA系统,实现新老门店资产入库、出库、调拨、借用、归还及报废的全过程管理。

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(老乡鸡资产管理)

为每一个资产建立资产卡片,可以自动生成资产标签及编号,方便管理;实现资产的移动盘点,并且与财务系统中的资产数据对接。

五、供应商协同管理,快速响应

老乡鸡通过与SAP进行集成,实现物料数据、供应商信息协同。

1、基础数据管理

SAP物料下发,根据类型、物料编码进行唯一性校验,对物料信息进行新增/更新处理,避免物料输入重复。

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(物料数据管理)

数据自动同步到OA系统,实现双方物料数据同步。避免600家门店报货频繁调取SAP接口;餐厅报货数据选择OA数据,速度更优。

2、供应商引入

潜在的供应商可使用公共账号登录OA,录入供应商的基础信息。

经过审厂、定标等程序后,采购提交供应商准入申请最终允许进入供应商库;创建客户SAP/OA客户信息,开通供应商账户。

供应商主数据审核通过推送SAP,生成供应商数据,并回传供应商编码信息。通过校验供应商的账户校验重复性,统一各系统供应商数据,针对供应商采购信息、账户信息、联系人进行管理。

为了提高采购效率,供应商可通过关注“老乡鸡企业微信”登录系统,通过手机端接收信息、处理相关业务,打通OA办公平台与供应商最后一公里。

3、供应商协同

各餐厅申请报货流程通过之后,在SAP创建采购订单并且推送订单信息到OAOA自动发起流程,到供应商账号,不用通过QQ、微信、电话等方式联系供应商,手机登录OA即可看到订单详细信息,提高沟通效率。

供应商收到流程,对订单信息进行确认,系统获取订单发送的时间点和确认时间点,确认状态和时间差回传SAP。

供应商确认后制作送货单,供应商填写送货数量、送货日期、价格,然后返回给SAP。在系统中可方便查询到供应预计送货时间,提前通知验收小组收货计划。

SAP在订单收货后,将实际收货日期、数量和金额传到OA,自动发起收货确认流程,供应商如果有异议,线上反馈意见。

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(收货管理)

送的货是否收货了,收了多少一目了然;这个月送了多少货,核对清楚,开出发票。

六、卡券线上统一管理

之前,公司发放给员工的餐卡和优惠券均是实物,不仅要额外付出制作、流通、保存、发放成本和大量的人力,且携带和使用都不方便。

现在,OA系统落地之后,员工餐卡和优惠券都实现OA线上收集数据、充值到账、注册线上会员。没有额外的实物成本和人力付出,使用更加方便。会员卡更换系统自动记录,并实时充值到账。

1、实体储值卡回收

通过统一的储值卡回收流程,实现各门店规范填报、统一回收。在回收流程中输入实体卡卡号,提交后线上自动停卡,并在收银机上读取一遍确认是否销号。

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(实体卡回收流程)

2、会员卡充值申请

实现线上流程提报并进行排重检查,避免各部门重复提报的问题。实现微信礼品卡余额转至线上会员卡账户。

七、线上财务智能化报销

过去老乡鸡各地餐厅都要跑到公司来报销,流程长,费时费力,员工抱怨多;报销事项真实性,合理性无从查证,多报、漏报、错报都不知道,历史记录查证困难。

现在个人费用报销、对外付款相关业务根据各公司实际情况建立了相应流程,关于财务相关信息填写更规范、清晰,过程审批在线上进行,且可追踪。与SAP打通,OA报销流程走完,自动往SAP生成预制凭证。

1、借款管理

餐厅和其他职能部门提交借款流程之后,需要填写借款的相关事项。并且通过借款流程,自动形成借款台账。涉及员工的个人收款账户、供应商账户等与SAP进行对接,实时维护SAP中的基础数据。

2、报销管理

财务制定详细的报销指引,进一步规范报销制度的执行。发票送达后,由财务进行扫码审票。最后,由财务会计填写SAP的需集成信息,流程结束后生成报销和借款预制凭证。

老乡鸡协同办公平台应用价值

老乡鸡携手泛微OA,将公司经营活动过程中的行为数据都沉淀下来,透明化、数字化,提高公司整体的工作效率,降低管理成本,并可持续积累丰富的知识财富:

  • 对决策层,能够及时掌握公司运营状况;

  • 对管理层,能够提升管理执行效果效率;

  • 对执行层,能够清晰把握目标加强协作。

同时,本次项目是餐饮行业信息化上的创新,有助于降低运营成本、提高业务操作标准化,助力老乡鸡为顾客带来更好的消费体验。

欢迎免费体验老乡鸡最新OA办公系统:点击立即体验

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