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洲际船务借力泛微OA系统,实现采购、询价、比价、报价一体化管理
发布日期:2020-09-10    浏览次数:15112

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洲际船务集团初创于2002年,是一家集国际航运、船舶及船员管理、船队运营、海事服务为一体的综合性企业。致力于为客户提供一站式船舶运营管理方案。公司管理本部位于青岛,在新加坡设有航运经营中心,上海、天津、烟台、舟山、厦门、福州、香港、雅典、汉堡、东京各地设有办公室。

作为大型船企,洲际船务集团管理和运营了近150艘船舶,船舶日常设备物资采购业务量大、频繁,如何将申请、询价、报价、比价、采购、验收、付款等业务集中在一个平台上进行信息化管理,有助于提高公司业务的高效性、安全性。

此次项目,洲际船务携手泛微OA系统,搭建了采购一体化平台,实现业务统一管理。

洲际船务采购平台功能特色

一、采购线上发起申请

1、申请单模板化

为了提高采购申请效率,泛微OA系统协助洲际船务搭建了备件申请的通用模板,发给所有船只,船上人员通过邮件即可发送物品申请单。

泛微OA系统助力洲际船务搭建采购一体化平台

(申请单模板)

2、统一采购申请

岸上人员收到邮件后,将模板统一导入系统,系统触发备件审批流程,审批通过后形成申请库,采购申请统一管理。

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(申请库)

3、统一询价

采购部选择申请单、多家供应商,进行询价。通过系统的邮件功能,给供应商发送报价单,同时生成草稿比价单。

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(邮件发送报价单)

4、内外协同的报价模式

供应商查收邮件后,通过连接登录系统,填写报价单。待所有报价单通过后,采购部做比价评审,评审通过提交采购申请,然后进行签收、结算。

5、报价单汇总

为了方便查看,泛微OA系统协助洲际船务将部分公共信息合并,将同一船舶信息、同一单号的信息进行合并,形成报价单的汇总,报价状态在汇总表中实时可查。

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(报价单汇总)

二、线上比价

1、比价详情

针对企业比价数据量多、维度广的情况,泛微OA系统协助洲际船务搭建了一站式的比价页面,详细地展现了比价单基本信息、申请单船舶信息、询价单明细信息、报价单基本信息、报价单明细信息等,让相关人员在一个页面上就能查看价格有关的所有信息。

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(比价页面)

并且,还能够在比价详情页面实现提交评审,在页面中选择最低价,具有最低价提醒、生成采购单等功能。

2、比价评审

通过触发比价评审流程,评审通过后,通过标准流程转数据的更新接口,将选中供应商、评审结果、状态等内容回写到比价模块,并在详情中进行展示。数据自动同步,减少人工操作的复杂性。

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(比价评审)

三、预算联动管理

泛微OA系统通过关联采购与预算功能,将采购单、结算单、退货单流程与预算功能打通,实现预算冻结、扣减数据自动更新。

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(预算控制)

采购单只占用预算,不做预算扣减和使用。待发货、完成签收单之后,相关人员提交结算单,对之前的占用进行使用,剩余的直接进行释放即可。

四、统一台账管理

船务企业各类业务数据众多,而且更新很快,若是通过线下手动记录、修改,不仅效率不高而且容易出错。

泛微OA系统通过建模,实现各类台账搭建。包括采购申请、比价评审、采购、结算、退货等,通过与流程进行关联,台账内数据自动更新。

五、数据报表

系统通过汇总数据,形成预算总额表、预算执行情况表,为船舶预算的使用提供了详尽的数据报表。

通过帆软报表工具,对每条船舶的费用、预算等信息完成数据统计、分析,形成图形化数据报表,并同步到门户中,便于管理层实时跟进。

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(数据报表)

洲际船务采购平台应用价值总结

首先,实现OA、采购、预算、签收、结算平台一体化,为使用部门、管理部门提供便捷,形成统一的前后业务关系,有利于事项追踪、提高工作效率。

其次,通过报价、询价、比价等模块及时有效的提醒功能,让工作得到及时处理,提高各公司、港口、船舶之间互动的时效,及时为船舶提供相关物品。

最后,通过报表分析功能,让管理层能够及时掌握客户、船舶关于预算的使用、占用情况,以及费用的发生量。

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