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档案管理是高校重要的基础工作之一。从1989年的国家教育委员会令第6号发布《普通高等学校档案管理办法》，到2008年教育部国家档案局令（第27号），对高校档案管理提出了制度化与正规化的要求。

其中第27号令中，要求“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”，并且明确了归档范围，包括党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等十余种。

可见，高校档案管理涵盖高校在教学、研究、行政、人事、财务等诸多管理维度，几乎与校内所有职能部门相关。

因此在数字化时代，高校在构建数字化档案馆的同时，应“保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”，从而实现高校管理资源的整合，推动高校统一全面地开展档案管理工作。

泛微积极响应高校档案管理的政策，灵活集成电子签章和其他校务管理系统，自动归档、防篡改、查询快、权限严密，让高校的各类数字化成果长期保存、可查可验：

· 助力高校统一管理档案，统一收集不同职能部门、不同院系、不同系统的档案，提升档案收集、交接工作效率，降低差错率。

· 通过落地纸质档案与电子档案一体化、同步化管理，提高高校档案利用率；

· 以流程推动档案全过程数字化管控，让高校组织将科学的档案管理制度嵌入电子化流程中，让制度与数字化手段相辅相成，让档案管理更规范。

泛微数字化高校档案管理特色应用

一、高校档案全生命周期管理

泛微文书定-数字化档案管理系统将高校的档案管理制度嵌入电子化流程中，将管理和流程结合起来，经过相关人员审批、授权后方可由系统自动执行。

实现从高校档案的收集、著录、查询、借阅、利用、统计、鉴定、销毁为一体的全生命周期管理，全程以流程驱动，审批留痕，可记录可追溯。

二、高校档案全面收集

泛微天然具备电子档案管理的要素，多种方式、渠道获取档案，为高校实现电子档案的全面归档，并且遵循国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》等要求。

泛微高校档案管理依托于泛微高校数字化运营平台，高校日常公文、会议、科研等场景中产生大量文件，档案系统与这些场景相关流程紧密关联，自动收集档案。

同时，泛微提供多种系统集成方式，可以提供标准的接口被其他系统调用，可以主动开发调用其他系统接口。通过与教务、科研、采购、论文、学籍等系统的集成，全面、实时收集高校档案。

三、高校档案数字化管理

“高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。”

档案整理：

档案进入整理库后，泛微协助高校以多维度的方式进行分类整理，灵活定义档案门类，根据年份、类型、全宗、项目号多种维度进行自定义设置，并且能按国家标准规范进行建立全宗卷。

接入电子签章，档案归档更高效：

高校档案需要归档员签名并加盖档案馆归档专用章才能完成归档。过去，所有档案必须以既定规格的纸质文件上报档案馆，线下签字盖章后扫描上传档案管理系统归档。效率低、成本高、档案堆积易丢失。

现在，系统中的电子档案无需打印输出纸质文件，泛微高校数字化运营平台与电子签章系统互联互通，自动通过流程驱动流转、盖章、归档。

档案鉴定：

“高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。”

泛微数字化高校档案管理系统能够按照预先设置好的处理规则，自动提醒档案到期，档案管理员可以选择一批需要鉴定的档案，批量进行处理。

也可通过档案密级鉴定，对系统内档案整理好的档案进行密级重新分配的过程，通过严格的审核流程对档案的密级进行重新调整。

档案销毁：

“对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。”

泛微数字化高校档案管理系统通过流程审批，形成了完整的档案销毁记录。

同时，为了最大限度的保证高校档案信息资源的安全，销毁后的档案可以根据预设规则进入临时回收站，避免错误处理。

档案编研：

“高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。”

高校可以在系统中建立专题，对档案进行再利用，发掘档案深度价值。

可以按照主题设定档案编研任务，设定相关的工作计划，填写专题名称、编研类型、参与的编研人员、主编人员、编研类型。可以按照编研主题收集相关档案材料，汇集到档案，方便参与编研的人员共享资料。同时支持在线编研，可以直接录入编研成果；支持编研成果上传，录入多个成果物。

档案库房管理：

“高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房……应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，应该完善档案库房的技术管理工作。”

为了解决纸质档案保管的问题，比如检索不便，管理记录混乱等，泛微档案管理库助力组织实现档案入库、上架、出库、移库、盘点等全过程数字化管理，均形成记录。

档库房维护支持库房、区域、密集架等设置，将库房内部分隔成多个区域，每个可以设置多个不同等密集架，设置不同密集架的规格、容量等信息，便于后期扫码上架操作。

可以录入库房的温湿度信息，系统提供标准接口，可与外部温湿度传感器对接，自动完成温湿度采集工作。

为了档案库房安全，保障档案实体和信息安全，需要定期对档案库房进行检查，将每次检查结果录入系统统一管理。

因为档案库房专人管理，非工作人员未经允许不可随意进入，泛微协助高校通过流程落实出入登记制度，随时记录岗外人员出入库情况。

四、高校档案权限管理

“查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。”

由于高校档案中涉密信息较多，泛微数字化高校管理系统根据实际业务需求为高校成员分配权限，并且通过电子签章、身份鉴别、安全审计、通信安全等功能，防泄密、防篡改。

五、档案数据报表

“高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。”

泛微高校数字化档案管理系统，读取内部档案数据和集成系统数据，动态生成看板和报表。多维度统计图形化报表展示了系统档案管理的全貌。

泛微数字化高校人事档案应用场景

例如泛微协助高校进行人事档案管理，可对纸质档案进行数字化扫描，通过批量导入和批量挂接的方式完成档案条目和电子原文数据的录入。

通过统一数字化档案管理系统，满足高校三层档案管理模式，支持多用身份和角色，满足人事档案对收集、整理、保存、利用等全生命周期对管理。

接收到的各类数据可以按照花名册来展示，按照多种维度汇聚各项人事档案材料，支持材料数据的穿透管理。

价值总结

泛微高校数字化档案管理方案，与数字化校园建设相融合，提升档案管理的全面性与完整性，推动信息传输、共享效率，进而为高校的数字化建设助力。

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