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泛微全程电子化合同管理:从内容到签署全面无纸化,安全又省心
发布日期:2019-03-20    浏览次数:1706

欢迎免费体验泛微最新OA办公系统:点击立即体验

泛微OA系统集成电子签约平台契约锁,正在让越来越多组织的合同管理“无纸化”:从合同内容起草、审批、存管到盖章流转都在一个OA平台执行,为组织提供具有法律效力的电子合同全生命周期管理…

合同管理:全程电子化VS纸质/半电子化

过去:一份合同起草不确定格式、审批几天等不到人、签约来来回回邮寄、盖章还要填单排队,想查历史合同,还得翻箱倒柜找破头。

现在:所有合同管理资源都在OA系统里,起草有模版、审批走流程、签章用手机、合同存系统,全程不排队、无快递,安全又省心。

泛微全程电子化合同管理实施亮点

统一的电子印控中心打通合同电子化最后一环,全程电子化的业务流程模式,帮助各项业务信息必达、审批必办、过程必录,让组织合同管理效率彻底优化。

泛微OA系统全程电子化合同管理

(泛微OA全程电子化合同管理系统基本结构)

一、电子化“3步曲”构建全程无纸化环境

第一步:信息电子化

合同管理中的每项信息都是组织重要的业务凭证,便捷的软件管理系统可以帮助组织及时捕捉变动,精准记录更新,妥善做好存管。

泛微OA系统让电子化的信息在流程驱动下,随业务变化而变化,确保一项合同完成,所有信息都能轻松查到。

1)建立合同电子档案库,业务来龙去脉一键查

业务规模越大,涉及的合同就越多,如果全靠人工去分类、堆放在档案柜里,时间一长,找起来如同大海捞针。

现在,泛微OA的电子表单就是企业的电子档案库,签过的每项合同系统都会根据所属机构、业务类型、签署时间一一分类,每项合同都有自己的专属编号。

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(电子化合同档案)

不仅检索方便,每项合同内容还能智能关联业务流程,业务变则流程变,合同信息同步、精准,合同状态一目了然。

现在,用一张合同卡片就能了解合同的整个来龙去脉,金额、时间、客户等基本信息;收付款记录、变更情况、操作反馈都有记录,两分钟就能带你了解业务情况。

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(一张卡片记录合同全程信息,即刻掌握业务信息)

2)统一合同相对方信息,审、录、查一体化

为了帮助组织提高合作质量,泛微OA系统为组织提供一个相对方身份要审、可查的便捷信息入口,无论是客户还是供应商履约情况、诚信度都有记录。

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(合同相对方管理窗口)

你可以根据名称随时在系统找到一份历史合作记录,签过哪些合同、异常履约情况随时掌握,为未来合作提供参考,提高合作质量。

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(相对方信息卡片)

【小结】:形成信息电子化网络,变更、使用智能化,更方便。

第二步:业务电子化

借助泛微OA流程引擎,为企业打造符合业务需求的流程路径,无论是签合同、开票、收付款还是盖章,有什么需求提什么流程,全面统一。

1)合同起草有模版,规范、统一、防漏洞

通过OA电子管理系统起草合同,再也不用为合同格式、内容是否规范而操心,系统里早就把不同类型的合同模版录入备用,你只需照着模子填信息就能快速完成合同制作。

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(编辑合同模版内容)

2)开启智能审批助手,数据统一、决策快

为了提高审批质量,泛微OA系统可以在审批的同时为您智能关联参考信息,比如预估成本、给出风险筛查结果等,整个过程无需人工插手,即审即用。

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(审批助手)

3)收付款全程监控,及时反馈、高效核算

现在管理层打开销售合同台帐就能轻松了解合同收付款情况,未履行金额、开票金额、收款金额智能汇总,清晰呈现,时刻掌控履约情况。

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(收付款情况)

为了提高合同执行效率,智能提醒服务还能对超期未付、应付账款、到账等情况进行智能提醒,减少遗漏。

【小结】:电子化业务体系,量身定制服务功能,更符合业务情景、办理需求。

第三步:签署电子化

合同签字、用印过去一直是卡在合同电子化管理路上的最后一环。

泛微OA通过和上海CA认证中心、电子签约平台契约锁成功组合,为组织提供安全、具有法律效力的电子合同签署服务,打通内部用印与外部签署,让合同实现电子化签署过程。

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(OA平台+身份认证+电子签约服务实现内外协同签署)

1)企业印章电子化管理,按需分权调用

无论是法人章、合同章、财务章还是业务章,使用中都要管理人员花大量精力去核实、查找。

为了简化使用过程,泛微OA通过电子签约平台将企业印章信息电子化。提前为每类印章设定使用范围,什么岗位、用什么章、走什么流程都有严格设定,不仅解决了印章散落各地的麻烦,还提高了使用效率。

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(印章管理平台)

2)一条流程完成内、外部用印请求

内部用印高效化

不管是采购合同、人事合同、销售合同还是报价/投标书都有既定的上报流程,授权一审批,盖章即刻签署。

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(内部用印)

外部签约智能化

和外部客户、供应商们签合同再也不用把合同打印邮寄给对方,只要内部用印一完成,系统会自动以短信发出签约邀请。电子签约平台会对签约人身份信息进行权威的法律认证,一经通过就能用章、签字,合同即签即生效。

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(手机短信签约渠道)

签约一完成,信息会自动回传给OA系统,快速完成合同归档存管,高效、又安全。

防伪打印输出

为了确保用印安全及合同有效性,泛微与电子签约平台集成,除了让每个电子章带有专属印记方便识别以外,还能为合同设置防伪页码,防止打印后的纸质合同被人为抽页漏页,确保电子文件与纸质文件一致。

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(防伪页码)

【小结】:从内部用印到外部签约全面打通流程,所有的合同都可以通过系统以电子化的方式签署,在全程防伪的环境下,全面实现合同无纸化签订。

二、多重风险防护,确保合同安全

为了确保电子化管理环境中的合同安全,泛微OA系统除了可以帮助组织全程记录操作实现监控、复审以外,还能从合同办理程序、合同内容、相对方到签署有效性等方面全面护航。为组织提供智能风险筛查、身份认证服务。

1、全方位风险筛查,智能预警

为了最大可能降低合同风险,减少流程管理中的人工审核误差,泛微OA合同风险管理模块可以帮组织提前设定风险标准,智能核准筛查,提高审核效率。

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(风险筛查结果)

2、签约方身份认证,确保合同即签即有效

无论签约方是个人还是企业,在签约前都会通过CA认证中心进行严格的身份认证,核查法律有效性,确保合同安全。

【小结】:从流程执行细节、智能化工具到法律有效性,全面确保合同安全性,降低企业管理风险。

三、手机设备灵活用,管理合同随时随地

手机设备的接入让企业在移动合同管理中实现随时随地的管理体验,一条合同从起草、审核到盖章用手机几分钟就能完成。无论是出差还是谈判,随时有需要都能用手机应用查合同信息,提高信息使用价值。

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(移动合同管理)

泛微全程电子化合同管理价值

真正无纸化管理:泛微OA系统将纸质合同从组织内部逐渐去除,减少丢失风险,提高信息管理效率。

符合组织需求的创新管理:电子合同的普及会推动企业合同向无纸化发展,全程电子化的管理更符合组织未来管理需求。

欢迎免费体验泛微最新OA办公系统:点击立即体验

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